PROGRAM A6 · BIMTEK · 16 JP · 2 HARI
AI untuk Tata Naskah, Kearsipan & Dokumen
AI untuk Tata Naskah, Kearsipan & Dokumen adalah bimbingan teknis 2 hari (16 JP) yang diselenggarakan GITS Training untuk membekali staf sekretariat, pengelola persuratan, dan arsiparis memanfaatkan AI dalam mempercepat penyusunan naskah dinas, meringkas dan menelaah dokumen panjang, mengklasifikasi arsip, serta mendukung digitalisasi dokumen — secara rapi, tertib administrasi, dan aman. Program berbasis praktik dengan dokumen dan arsip nyata instansi. Tersedia in-house di lokasi instansi di seluruh Indonesia maupun public class di Yogyakarta.
- 70% praktik — peserta bekerja dengan naskah dan arsip nyata unit kerjanya
- Sesuai kaidah — mengikuti tata naskah dinas dan pedoman kearsipan instansi
- Sertifikat 16 JP — mendukung pemenuhan pengembangan kompetensi ASN
Tata naskah & kearsipan — ganti dengan foto dokumentasi kegiatan Anda.
16 JP
2 hari efektif
70%
praktik dokumen
8 Modul
naskah hingga arsip
15–25
peserta per kelas
MASALAH YANG DIJAWAB
Mengapa Sekretariat & Arsiparis Membutuhkan AI Sekarang
Sekretariat adalah jantung administrasi instansi — arus surat, naskah, dan dokumen tidak pernah berhenti, sementara arsip terus menumpuk. Kondisi yang paling sering kami temui:
- Penyusunan surat, nota dinas, dan telaahan staf memakan waktu padahal polanya berulang
- Dokumen dan peraturan panjang harus dibaca cepat, tetapi sulit diringkas secara akurat
- Arsip fisik dan digital sulit ditemukan kembali saat dibutuhkan mendadak
- Klasifikasi dan pemberkasan arsip lambat karena volume besar dan SDM terbatas
- Digitalisasi dokumen berjalan lambat, banyak berkas lama belum terkelola
Bimtek ini melatih sekretariat dan arsiparis memakai AI untuk mempercepat pekerjaan naskah dan pengelolaan arsip — tetap sesuai kaidah tata naskah dinas, pedoman kearsipan, dan keamanan dokumen negara.
KURIKULUM
Materi Bimtek — 8 Modul dalam 16 JP
Hari Pertama — Naskah Dinas & Telaah Dokumen
MODUL 1 · 2 JP
AI Generatif & Prompt untuk Administrasi
Cara kerja AI generatif, peta tools, teknik prompt untuk pekerjaan persuratan dan dokumen, membangun pustaka prompt tata naskah instansi.
MODUL 2 · 3 JP · INTI
Percepatan Penyusunan Naskah Dinas
Menyusun surat dinas, nota dinas, undangan, dan telaahan staf sesuai tata naskah dinas instansi. Praktik: setiap peserta menyusun naskah nyata unit kerjanya.
MODUL 3 · 2 JP
Ringkasan & Telaah Dokumen Panjang
Meringkas peraturan, laporan, dan notulen panjang menjadi telaah singkat yang akurat, mengekstrak poin penting, membandingkan beberapa dokumen sekaligus.
MODUL 4 · 2 JP
Keamanan Dokumen & Klasifikasi Kerahasiaan
Dokumen yang tidak boleh masuk AI publik, mengenali klasifikasi kerahasiaan arsip, prinsip perlindungan dokumen negara, dan verifikasi hasil AI.
Hari Kedua — Kearsipan & Digitalisasi
MODUL 5 · 2 JP
Digitalisasi Dokumen & OCR Berbantuan AI
Mengubah dokumen fisik menjadi teks digital (OCR), merapikan hasil pemindaian, mengekstrak metadata (nomor, tanggal, perihal) dengan bantuan AI.
MODUL 6 · 3 JP · INTI
Klasifikasi & Pemberkasan Arsip Berbantuan AI
Mengklasifikasi arsip sesuai pola klasifikasi (kode klasifikasi), pemberkasan, penyusunan daftar arsip, dan penataan agar mudah ditemukan kembali.
MODUL 7 · 2 JP
Temu Kembali Arsip & Basis Pengetahuan
Menyusun sistem pencarian dan temu kembali arsip digital, membangun basis pengetahuan dokumen instansi, teknik penelusuran cepat dengan bantuan AI.
MODUL 8 · 2 JP
Rencana Tata Kelola Dokumen & Proyek Akhir
Menyusun rencana penerapan AI untuk tata naskah dan kearsipan di unitnya, praktik terpadu dari naskah hingga arsip, presentasi hasil, dan penutupan.
OUTPUT PESERTA
Hasil Nyata Peserta Setelah Dua Hari
- Template & pustaka prompt persuratan sesuai tata naskah dinas instansi
- Contoh telaah dokumen hasil ringkasan berbantuan AI
- Skema klasifikasi & pemberkasan arsip yang lebih rapi dan cepat ditemukan
- Rencana digitalisasi & tata kelola dokumen unit kerja
- Sertifikat 16 JP — mendukung pengembangan kompetensi ASN
Praktik pengelolaan arsip — ganti dengan foto dokumentasi kegiatan Anda.
“[Kutipan testimoni nyata peserta/arsiparis — 1–2 kalimat]”
[Nama] — [jabatan], [instansi]
“[Kutipan testimoni kedua]”
[Nama] — [jabatan], [instansi]
Ganti dengan foto instruktur Anda saat mengajar.
PENYELENGGARA
Instruktur dan Penyelenggara Pelatihan
Pelatihan diampu oleh [Nama Instruktur], [kredensial ringkas: pengalaman di bidang administrasi/kearsipan/manajemen dokumen, sertifikasi, jumlah kelas/instansi yang pernah dilatih], didampingi asisten praktik.
GITS Training adalah lembaga pelatihan dan sertifikasi kompetensi berbasis di Yogyakarta yang telah melayani [XX] instansi pemerintah, perbankan, BUMN, dan perguruan tinggi sejak [tahun], di antaranya [3–5 nama klien yang boleh dicantumkan resmi]. Dokumentasi kegiatan dapat dilihat di [tautan galeri kegiatan].
Kelengkapan administrasi kegiatan: penawaran resmi, kontrak/SPK, kuitansi bermaterai, dan dokumen SPJ sesuai ketentuan instansi. Kami juga dapat membantu menyiapkan draft TOR/KAK untuk pengusulan anggaran internal. Untuk kebutuhan pengelolaan arsip berskala besar, tersedia opsi lanjutan pengembangan sistem oleh divisi software development kami.
Cara Memesan Pelatihan untuk Sekretariat Anda — 5 Langkah
- Konsultasi — hubungi kami via WhatsApp, ceritakan kebutuhan persuratan dan kearsipan unit Anda (gratis, tanpa komitmen)
- Penawaran — kami kirim proposal, silabus, dan penawaran resmi (bisa untuk pengajuan anggaran/nota dinas internal)
- Penjadwalan — sepakati tanggal, lokasi, dan jumlah peserta
- Pelaksanaan — tim kami hadir di lokasi Anda, atau peserta hadir di public class Yogyakarta
- Sertifikat & administrasi — sertifikat ber-JP diterbitkan, kelengkapan SPJ kami serahkan
Fasilitas yang Anda Dapatkan
- Instruktur berpengalaman bidang administrasi/kearsipan + asisten praktik
- Modul, bahan ajar digital, dan template naskah dinas
- Akses tools AI selama pelatihan (praktik memakai dokumen contoh non-rahasia)
- Sertifikat pelatihan ber-JP untuk setiap peserta
- Dokumentasi kegiatan (foto/berita acara sesuai kebutuhan pertanggungjawaban)
- Grup konsultasi alumni pasca pelatihan
- (In-house) Kelengkapan administrasi: penawaran resmi, kontrak/SPK, kuitansi, dokumen SPJ
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah AI akan menggantikan peran arsiparis?
Tidak. AI mempercepat pekerjaan teknis seperti klasifikasi dan pencarian, tetapi keputusan, verifikasi, dan tanggung jawab pengelolaan arsip tetap di tangan arsiparis. Pelatihan menekankan AI sebagai alat bantu, bukan pengganti.
Apakah materi mengikuti kaidah tata naskah dan kearsipan yang berlaku?
Ya. Praktik penyusunan naskah mengikuti tata naskah dinas instansi Anda, dan klasifikasi arsip mengikuti pola/kode klasifikasi yang berlaku. Kami menyelaraskan dengan pedoman yang Anda gunakan.
Bagaimana keamanan dokumen negara selama pelatihan?
Menjadi modul khusus. Praktik memakai dokumen contoh non-rahasia; peserta dilatih memilah dokumen yang boleh dan tidak boleh diproses AI publik serta mengenali klasifikasi kerahasiaan.
Apakah peserta perlu keahlian teknis khusus?
Tidak. Program dirancang untuk staf sekretariat, persuratan, dan arsiparis; cukup terbiasa memakai komputer dan aplikasi perkantoran.
Apakah pelatihan bisa dilaksanakan di kota kami?
Bisa. Format in-house kami laksanakan di lokasi instansi di seluruh Indonesia. Komponen transportasi dan akomodasi instruktur tercantum transparan di penawaran.
Bagaimana administrasi dan pembayarannya?
Kami terbiasa dengan mekanisme instansi: penawaran resmi, kontrak/SPK, pembayaran via transfer resmi perusahaan, kuitansi bermaterai, dan kelengkapan SPJ.
Jadwalkan Bimtek AI Tata Naskah & Kearsipan untuk Unit Anda
Konsultasikan kebutuhan Anda sekarang — kami bantu rekomendasi materi, penyesuaian dengan tata naskah dan pedoman kearsipan instansi, estimasi anggaran, hingga draft TOR untuk pengusulan internal. Gratis dan tanpa komitmen.
Respon di hari kerja biasanya kurang dari [X] jam. Untuk pengelolaan arsip berskala besar, tersedia opsi lanjutan pengembangan sistem oleh divisi software kami.